Zenkit

Die App Zenkit ist ein nützliches Tool für die Anfangsphase eines Projektes. Sie hilft einem dabei, einen guten Überblick über alle Aufgaben zu bekommen und zu behalten. Zenkit kann kostenlos als App heruntergeladen oder in Microsoft Teams genutzt werden!

Zenkit ist, einfach gesagt, eine digitale To-Do-List. Sie arbeitet mit Tabellen und Rastern und macht komplexe Projekte greifbarer. Sie visualisiert Fortschritt und Ausblick. Sie unterteilt alle Aufgaben in klar definierte Schritte, damit man nicht durcheinanderkommt und von der Fülle der Aufgaben erschlagen wird.

Simple Darstellung des Grundprinzip der KanBan Tabelle: Drei Spalten mit Auflistung der Aufgaben mit Verantwortlichen (M/T): zu erledigen (links), in Bearbeitung (Mitte) und erledigt (rechts)

Hauptpunkte:

  • 1. Alles visualisieren, was zu visualisieren geht! – Gemeinsam als Team visualisiert ihr den Ablauf des Projekts und legt die Reihenfolge der Aufgaben fest.

  • 2. Die Arbeit pro Arbeitsschritt gering und übersichtlich halten. Die Spalte für momentan zu erledigende Arbeiten bekommt eine Zahl, die die maximale Anzahl der Aufgaben zeigt, die sich im WIP befinden dürfen. z.B.: 3. Erst, wenn eine der Aufgaben erledigt ist, wird eine neue Aufgabe hinzugefügt. So wird niemand überfordert, Prioritäten sind klar und der Fokus geschärft.

  • 3. Den Arbeitsfluss optimieren. Ein guter Arbeitsfluss zeigt sich darin, dass die Karten/einzelnen Aufgaben kaum noch im Stillstand sind. Das kann erreicht werden durch gutes Herunterbrechen von großen Aufgaben in kleine Teilaufgaben und die richtige Priorisierung/Reihenfolge. Guter Arbeitsfluss bedeutet nicht, dass man durch alle Aufgaben hetzt, sondern dass keine Aufgaben steckenbleiben und weder Zeit noch menschliche Ressourcen verschwendet werden.

  • 4. Prozessregeln vereinbaren. Es scheint selbstverständlich, aber sich ein paar grundlegende Regeln aufzuschreiben und zu visualisieren hilft, Unsicherheiten vorzubeugen, und einen geschmeidigeren Arbeitsfluss hinzukriegen. Das kann zum Beispiel beinhalten, wie viele Aufgaben in die WIP-Spalte dürfen, wer welche Aufgaben übernimmt, wer wem hilft, wenn er/sie Zeit hat und wann welche Aufgaben angefangen werden sollen.

  • 5. Feedbackschleifen implementieren. Dieser Punkt ist vor allem wichtig für große und lange Prozesse. Regelmäßige Meetings helfen dabei, die optimale Nutzung von der Kanban Tabelle sicherzustellen. Neue Aufgaben werden hinzugefügt, unnötige gestrichen und alte angepasst. Je nach Kapazität eurer Teams und der Arbeitsintensität der Phase, in der ihr euch gerade befindet, können 2-wöchige oder monatliche Meetings sinnvoll sein. Aber das ist ganz euch überlassen!

  • 6. Beim Ziel flexibel bleiben. Ein Ziel zu haben ist wichtig. Aber Kanban verschiebt den Fokus vom Ziel auf die aktuelle Situation und soll dazu ermutigen, experimentierfreudig zu bleiben und das Ziel nicht bis ins kleinste Detail ausgearbeitet zu haben. So unberechenbar und lebendig wie der Prozess soll auch das Ziel bleiben.

Und so sieht die App aus: 

Ihr könnt zwischen verschiedenen Darstellungen wählen: eine normale Liste, die Kanban-Aufteilung (hier zu sehen), als Tabelle oder als Kalender mit den Deadlines.
Ihr könnt so viele Phasen (Spalten) erstellen, wie ihr wollt, sie benennen und ordnen wie ihr wollt. Wenn euch die Kanban-Aufteilung mit „Zu bearbeiten“ – „In Bearbeitung“ – „Erledigt“ nicht liegt, könnt ihr die Spalten nach Personen oder Deadlines aufteilen. Jeder Aufgabe können Personen, Notizen, Links, Bilder, Dokumente, Prioritäten und Labels (hier: Tiere/Gartenarbeit/Haushalt) und vieles mehr zugeordnet werden. 

Schaut euch gerne auch die verfügbaren Tutorials von Zenkit an (sie werden von Zenkit selbst direkt auf der Startseite unter „Mars Mission Beispiel“ angeboten, wenn ihr das Programm öffnet).

Das Aufstellen des Kanban-Boards kann bereits ein intensiver, zeitaufwendiger Arbeitsschritt sein. Aber es hilft bei der Konkretisierung des Ziels, die mitarbeitenden Teams werden von Anfang an eingebunden, Ideen werden gemeinsam gesammelt und der weitere Arbeitsfluss erleichtert. Mit einem Kasten Bier und ein paar Flaschen Wein/Softdrinks, ein bisschen LoFi-Musik für die Konzentration im Hintergrund und ein paar Snacks lässt sich ein gemütlicher Teamabend daraus machen, der die Vorfreude auf das Projekt schürt und es gleichzeitig einen großen Schritt voranbringt.

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